外資系投資銀行への道標

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外資系投資銀行への道標

外資系投資銀行への転職・就職に関する記事を書いています。

外資系バンカーがエクセル作業を爆速にする秘密を教えるよ【外資流Excel仕事術】

この記事は2016年12月5日に公開され、2017年4月16日に内容が更新されています。

「もっと速くエクセルを操りたい」

「もっとエクセルを使いこなして意味ある分析をしたい」

「エクセルを触ってはいるけど結局何をしているのかよくわかっていない」

日頃そのように感じているビジネスマンは多いのではないでしょうか?

素晴らしいプレゼン資料というものは、ダイナミックな仮説を立てるところからスタートし、重厚なデータセットを揃え、それを鋭い切り口で分析し、何度もドラフト資料に赤を入れてメッセージを推敲し、そして最後に美麗な見た目で整えられたプロフェッショナルのアウトプットのことを言います。

そんな珠玉の提案書を生み落とすべく、投資銀行のバンカーは歯を食いしばりながら日々PCにかじりついています。資料作成過程の大半がエクセルワークで、ジュニアバンカーは朝から夜中までエクセル・パワーポイントと格闘する日々を送っているのです。

その結果、手前味噌ながらどの業界のどのビジネスマンよりも、エクセルとパワーポイントを使いこなしている自負があります。そのひとつの証左として、外資系投資銀行のエクセルワークを伝授する書籍がビジネス書コーナーに多数並んでいます。

とはいえ、息を吸うようにエクセルを操らなくてはならないバンカーも、最初から上手に扱えたわけではありません。入社直後はみんなズブのド素人でした。

この記事を通して、外資系投資銀行の現場ではエクセルがどのように使われているのか、素人だった彼らがどのようにして一流のエクセルマスターになっていくのか、さらにエクセルを極めるために普段からどのようなことを実践しているのか、といったことをお伝えできればと思っています。

エクセルを極めすぎたバンカーのちょっと変なところ

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まず最初に、エクセルを極めた人間の様子を紹介したいと思います(極め過ぎてちょっと変なところもありますが)。

初めて聞くと奇異に感じるかもしれませんが、バンカーは至ってマジメ。投資銀行の職業病といっても過言ではありません。

1. マウスは意地でも使わない

これはバンカーでなくても一般に知られ出している事実でしょうか。

投資銀行では、入社時研修でマウスの使用を禁止されたせいで、マウスを触ることはバンカーとして負けだとDNAレベルで刻まれています。私の中ではそれは今でも変わりません。

最初の1ヶ月は特に大変でした。なぜならば「絶対マウスの方が速いだろ」という強い猜疑心と戦わねばならなかったからです。しかし、それは大きな間違いでした。そこを乗り越えられて初めてエクセルマスターへの道が開かれるのだと、今ならはっきりとわかります。

2. いらないキーは取り外す

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エクセル・パワポを操っていて最も多いタイムロスは、実はキーの押し間違いです。ショートカットを覚えていないとか、タイピングが遅いとか、マウスを使ってしまうとか、タイポに比べれば些末な話と言えるほどです。

タイポはエクセルワークを阻害する最大の原因です。だからこそ素早いエクセルワークを目指すなら、真っ先に潰さないといけないものです。

例えば、F1を押してしまうとヘルプが立ち上がってしまうのですが、そのポップアップを消すためにAlt + F4を押さなければなりません。だから、いっそのことF1のキーを外してしまうのです。F1は無かったところで特に困ることもないので問題ありません。

他にもNum Lockは誤操作の可能性が特に高いです。Num Lockを押すとナンバーキーが押せなくなるためもう一度Num Lockを押す手間が発生してしまいます。Num Lockが必要になるケースもないため、取り外してしまいます。

と、このような理由から私は計11個のキーを外しています。その結果、バンカーのキーボードは穴だらけになるため、初めてそれを見た人にはいつも驚かれます。苦笑いしながら「壊したんじゃないですよ」と説明せねばなりません笑

3. 大量のショートカットは体が覚えている

マウスを使わない分、覚えているショートカットの数は年々増えていきます。しかし頭で覚えて使っているかというとそんなことはなく、体で覚えてしまっているというのが正直なところです。

したがって、人に教える時にいつも困ってしまいます。部下や後輩にショートカットを教える時には指を動かして言語化するという具合です。

4. エクセルシートの背景色がグレー

こちらはあまり知られておりませんが、バンカーのエクセルの背景は白ではなくやや薄めのグレーになります。初めて見た人はギョッとするのですが、これも爆速を支えるTIPS(コツ)です。

※以下の説明は中級者向けです。分かる人だけついてきてください。読み飛ばしても大丈夫!

例えばバリュエーションや事業計画などをエクセルで作成する際、vlookup関数やhlookup関数などをよく使います。関数の引数として行番号や列番号を入れる必要があるのですが、その引数を外出しして別セルを参照する形で組むのが常套手段です。その場合に、デフォルトの設定のまま文字色が黒色だと、印刷したときにこの行番号(あるいは列番号)も印刷されてしまいます。なので、文字色を白色にして印刷に写らないようにします。

ただ、それだけだと背景色の白と同化してエクセル上で数字が見えなくなってしまうので、背景をグレーに設定するというわけです。背景のグレー色設定は印刷に反映されないので、印刷時には無事白色で印刷されるのです。

これは少々トリッキーな設定に見えますが、バンカーは入社時研修で学ぶくらいに当たり前の基本技術になります。

5. たまに変なボタンの押し方をする

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バンカーのエクセルハックはショートカットを覚えたり初期設定をいじったりすることに留まりません。ボタンの押し方にも試行錯誤をする結果、変な押し方をする人が現れます。

例えばエクセルやパワポで書式の詳細設定をイジりたいとき、"Ctrl + 1"を押して詳細設定のポップアップを開きます。あなたなら"Ctrl + 1"をどう押すでしょうか?小指でCtrlを、中指で1を押さえるでしょうか?もしくは親指でCtrlを、人差し指で1を押えますか?

私は少し違います。私の押し方は、左手小指の付け根部分の腹でCtrlを押さえつつ、左手薬指で1を押します。キーボード上の定位置からの移動が最小限で済み、かつ自然と薬指が1のところにくるため、最もミスなく速く押せるのです。

ちなみにこの押し方は先輩から教わりました。当初は「そんなやり方できちんと押えられんやろww」と思ったものですが、やってみたらとてもしっくりきて驚いたことを覚えています。

このように、バンカーによるエクセルハックは実は星の数ほどあります。バンカーにこだわりを聞いてみるのも面白いかもしれませんね。

では、次の章からはエクセルワークを早くするためのコツを書いていきます。

1秒の作業スピード向上に徹底的にこだわる

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バンカーの心構えとして最も重要と言っても過言ではないのが「作業スピードの向上を徹底する探究心をもつこと」です。これはテクニカルなこと以上に重要な事として、繰り返し先輩から叩き込まれます。

投資銀行では入社して半年もすればあらかたエクセルワークがなめらかになり、スピードや正確性も格段に上がってきます。でもそれで終わりかというと全くそんなことはなく、引き続きエクセルハックを続けていかねばなりません。

作業時間が半分になる、より拡張性のあるエクセル設計ができる(別のシーンで使い回す時に作り直す手間が減る)といった大幅に効くエクセルハックはあらかた習得しているため、ここからは絞りきった雑巾をさらに絞るような作業になります。それが「1秒の改善にこだわれ」という教えなのです。

ショートカットをとにかく覚える(マウスは使わない)

エクセルワークを早くする手っ取り早い方法は、とにかくマウスを使わないことです。

キーボードからマウスへ手を動かす時、まず目線がマウスに移動します。そして手元がキーボードからマウスに動くわけですが、とても無駄な動作です。しかもエクセルを使っている間中、呼吸する回数ほど移動を繰り返さなければなりません。マウスを使っている限り、到底早くならないのです。

一方投資銀行のバンカーはマウスを使わざるを得ない状況に直面したら、まずブラウザで「エクセル 文字色を変更 ショートカット」と調べます。そうして徹底的にショートカット化していくのです。

例えばエクセルのシート名を変えたい時、エクセルの罫線を消したい時、セル色を変更したい時、ピボットテーブルを作成したい時、値貼り付けがしたい時などなど。すべてショートカットで覚えています。投資銀行に入社したての頃は同期でよくショートカットクイズをしたものでした。

ですので、エクセルやパワポの操作を早くしたいならばマウスを使わなくても良いようにとにかくショートカットを覚えるということが肝要です。よく使うものは、早ければその日中に覚えてしまいますので、少しずつコツコツ増やしていきましょう。

1度作ったものは2度と作らない

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エクセル作業とはいっても、毎回オリジナルのものをゼロから作るということは考えられません。前回作成したものをアップデートしたり、過去に作ったものの別バージョンを作ることだったり。

バンカーはとにかく自分の睡眠を確保するために1秒を惜しんでいますので、過去に作成したことがあるものを2度作ることはしません。どうにかして二次利用(あるいは流用)で乗り切れないかと創意工夫をします。

例えば資料でよく使う株価チャートは最初に作った時に汎用性を持たせてテンプレート化しておきます。つまり、銘柄のティッカーを変更したら自動で欲しい株価を取得できるように設定しておきます。次第にPERやEV/EBITDA倍率なんかも必要になってくることもわかってくるので、別シートでそれも自動で出るように組んでおきます。そうしてどんなシチュエーションでも対応できる株価チャートファイルが出来上がるというわけです。

バンカーはそうしたフォーマットを独自でたくさん保有しており、優秀なバンカーほどどんな問い合わせが来ても「その資料はないけど、ちょっと修正すれば使えるやつなら持ってるよ」という返事が返って来たものでした。

フォーマットルールが厳格な会社はエクセルワークが強い

投資銀行ではプレゼン資料を作るにあたって非常に細かく形式(フォーマット)が定義されており、そのルールを厳格に遵守して作成する必要があります。1年目の段階でこれを徹底的に叩き込まれ、2年目で身についていないと大目玉を喰らうことになります。

では、このフォーマットルールについてもう少し詳しく説明しましょう。投資銀行で定められているフォーマットを抜粋すると、例えば下記のようなものがあります。(実際にははるかにたくさんあります)

  • 「強調色には"赤:○○ 緑:△△ 青:□□"の濃青色を使いなさい」という具合に、使用できる色がすべて決められている
  • 文字サイズは10.5にする
  • 英数字は「Arial」、日本語は「MS P ゴシック」にする
  • 数字はカンマで区切る
  • セル内の数字の色は使い分ける(数字のベタ打ちセルは青、計算式のセルは黒、参照しているセルは緑)
  • ファイル参照をしない

フォーマットを遵守させる効果とは

では、なぜ厳格にフォーマットを定めて全社員が遵守する必要があるのでしょうか?

それはひとえにプレゼン資料の作成効率を上げるためです。全員が身につけることで、①分担作業が可能になる、②計算ミスが減る(チェックが容易になる)、③資料を使い回すことができるといったメリットがあり、ひいては最終的に顧客の満足度と信頼を獲得できるのです。

①分担作業が可能

分厚いプレゼン資料を作る場合に大切になってくるのは、資料の見た目の統一性です。内容がいくら良いものを作ったとしても、見た目がちぐはぐな資料を見ていると頭に入ってきづらくなるものです。他社は内容も見た目も最高のものを提案しているはずで、見た目を疎かにした時点で大きなビハインドを背負ってしまうのです。

例えばフォーマットルールが曖昧もしくは無い場合、強調色に赤を使うような派手派手しいページにする人もいれば、8ポイントくらいの小さい文字サイズでギッシリ書く人も出てきます。その人たちで共作の資料を作ろうものなら、ページ単位で別人が書いたものというのがすぐにバレてしまい、ちぐはぐなチームで頼りないという印象をクライアントに与えてしまうのです。

一方で、フォーマットルールが厳格でそれを全員がきちっと守っている会社の場合、誰が作っても同じフォーマットで仕上がります。したがって分担作業をしても、あたかも一人で作り上げたかのような印象を与えることができ、余計な邪念・ノイズが入ることなくクライアントは資料に集中できるのです。

②計算ミスが減る

エクセルを使用していて一番怖いのは、計算間違いをしてしまっていることに気付いていないときです。最後まで計算間違いに気付かずにバリュエーションを出してしまっていたとしたら命取りです。投資銀行では人為的ミスというものは起こるものとして考えており、この計算間違いを限りなく0に近づけるために様々な努力をしています。その作法をフォーマットルールに落とし込んでいるというわけです。

例えばセルの中の数字の色。これを意識してエクセルを使っている人なんて投資銀行以外にはいないのでは無いかというくらいのこだわりようなのですが、第三者のクオリティチェックのしやすさという観点から非常に大切なことです。

どういうことかというと、所与・あるいは定数として手打ちで直接入力する数字はすべて文字色を青色にし、他のシートから参照してくる数字は緑色、計算式が入っているセルの数字は黒字にする、というものです。

なぜこのようにするかというと、作った本人ではなく第三者がエクセルをチェックする際に、どの数字がどういうロジックで出来ているのかということが一目瞭然になってチェックの負荷を大幅に和らげてくれるからです。誰しも他人の作ったエクセルをチェックするのは時間も工数もストレスもかかって嫌なものです。しかし、数字の由来が可視化されるだけでも構造・ロジックの理解が捗り、大きな時短になるのです。

③資料を使いまわせる

フォーマットが決まっていることで資料をストックすることができるようになります。

ここでいう資料とは、パワーポイントのスライドのような静的なものだけではなく、エクセルの分析用シートのような動的なものまで指します。特に分析用のツールは作るのにそれなりに時間がかかるので、必要になってから都度作っているようでは時間の無駄です。

したがって以前に使ったものを再利用するという発想が大切であり、たくさんのストックを持っていることが優秀なバンカーの条件ともされています。

使い回すという前提でエクセルを作るには何が必要でしょうか。例えば前述の文字色の決まりを守ることがここでも活きてきます。どこの数字をいじれば分析ができるのか(=ドライバーはどのセルか)が誰でもサッと判別できるため、必要なフォーマットといえます。

こうしたメリットによって、プレゼン資料の高いクオリティコントロールが可能になるのです。

ど素人がエクセルマスターになるまで

最後に、入社直後のズブの素人がいっぱしのエクセルマスターになるまでを紹介します。

ピアノを弾いているようにしか見えなかった入社時研修時代

意外に思われるかもしれませんが、投資銀行では入社してからおよそ2ヶ月間は特にエクセルの研修がありません。その期間は基本的には投資銀行部でOJTを行いながら、いわゆる社会人としての心構えの研修であったり、BloombergやCapital IQといった良く使うツール・端末の研修、それから投資銀行内の様々なセクションのローテーションに充てられています。

入社から2ヵ月後の5月後半か6月頃になると、いよいよ丸々2営業日を使ったエクセル・パワポ研修があります。講師は元外資バンカーであったり、先輩アソシエイトであったりします。

研修では200ページに及ぶ門外不出のテキストが配られ、それに沿って頭を使ってみっちりと手を動かします。そのテキストの冒頭の指示で「1. まずはPC本体からマウスを外しましょう」とあり、受講者全員度肝を抜くというあるあるがあります。

研修も終わりに近づくと、これまでの成果を総動員する課題が出てきます。一般的な棒グラフを作ったら、メモリの向きや最大・最小値の指定、項目の入れ替えといった多数の細かい指示を反映させたり、投資銀行の資料で多用される応用的なグラフ「ウォーターフォール」や「スキャターチャート」、「バブルチャート」などを作成します。たった2日でもここまで来るとサマになっており、パズルを解くようにグラフを作れるようになります。

研修の最後にはなかなかやっかいな課題、「フットボールチャート」の作成があります。平均的な受講者でおよそ15分くらいかけて指示通りのチャートを作成します。ところが、答え合わせとして講師が同じものをわずか20秒ほどで作成するのを目の当たりにして、いかにエクセルマスターへの道が険しいかを思い知ったものです。

なお、バンカーのエクセルワークが速いのは基本的に①考えるまでも無く頭に設計図があること、②ショートカットを多用すること、③その打鍵が速い(ポップアップやモーションすら待たずに押している)ことがその要因です。

速過ぎて何をしているのか理解できず、傍から見ているとまるで高速でピアノを弾いているようにしか見えなかったのがこの時期でした。

海外研修

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入社時研修も終わり、いっぱしのバンカー見習いとしてハイハイくらいは出来るようになった新卒は、夏にニューヨークもしくはロンドンの海外研修に行くことになります。

そこでは世界中の同期入社の若者が一堂に会し、5週間にわたって同じ研修を受けます。ニューヨーク、カナダ、上海、香港、オーストラリア、東京などからおよそ200人が集まります。私たちは東京支店として参加しますが、外資系ですので当然周りは外国人ばかりで、日本人は我々10人ほどのみという状況です。

研修ではグループワークがあり、6人ほどでグループを作ります。メンバーは会社が指定します。日本人1人に対して残りは外国人という、英語が得意でないと絶望する状況に放り込まれます。

グループワークでは、課題企業の企業価値を算出して買収するべきか否かというようなことを約2週間にわたってディスカッションします。そしてグループワークの最後に、ニューヨーク本社のバンカー(アソシエイト)にプレゼンをして終了になります。

チームでディスカッションし、方針が決まればエクセルを用いて分析や算出をして、最後はパワポでプレゼン資料を作成しました。その過程で私はあることに気づきました。それは、彼らはみな、私たち東京支店のメンバーよりもはるかにエクセルワークに習熟していたということです。アメリカのアイビーリーグ(日本でいう旧帝国大学をさらに優秀にした大学群)卒という超優秀な上に、海外支店では採用までに長期のインターンシップが主流のため、OJTが長いのです。自分が作ったエクセル資料が彼らの手によって見栄えを修正されるというショックな思いもしましたが、出来栄えが断然良くなっていることが一層悔しかったものです。

その強烈な体験があったからこそ、東京に戻ってきてからも一切奢ることなく、グローバルで負けないよう研鑽を積もうと誓いました。

終わりに

エクセルやパワーポイントは投資銀行に限らず社会人であれば広く使われています。毎日使用している人も多いでしょう。習熟度が生産性にダイレクトに影響するスキルであるため、もっと使えるようになりたいという声が大きいのも事実です。

私はファーストキャリアとして投資銀行を選択し、様々なスキル・知識を得ることができました。中でもエクセルワークを徹底的に習得できたことは、ありがたいことに転職した今でも非常に役立っています。現職は大きな組織でありながら、エクセルで困ったことがあれば噂を聞きつけて私のところにやってくる人もいるくらいです。

投資銀行の詳しいエクセルワークについては多数の書籍が出ていますので、詳細はそちらに譲りますが、この記事をきっかけにエクセルマスターを目指す人が出てくれたならば筆者としては望外の喜びです。